「個人情報保護法」施行にともなう「中村会」会員の個人情報管理についての指針

(1) 総則

本会は、本会の活動目的である会員相互の親睦を図り、母校の教育活動および関連諸活動を支援するため、本会所属会員の氏名・住所・電話番号等の個人情報を収集、管理、利用する。

(2) 利用目的

会員の個人情報を収集し、利用する目的は、以下のとおり。

1. 本会役員会・事務局と会員との連絡・告知・広報等に利用する。
2. 会員相互の親睦を図ることを可能にする。
3. 本会の主要な事業のうち、会報発行事業において、会員に対し会報の郵送に利用する。
4. その他、本会の目的を達成するため、役員会にて決定・承認された各種事業・行事等に利用する。

(3) 情報の項目

本会が収集・管理する会員の個人情報の項目は、以下のとおり。

1. 氏名（現姓名、旧姓名）およびそのふりがな
2. 現住所、郵便番号
3. 勤務先名
4. 自宅電話番号
5. 電子メールアドレス
6. 卒業年度、最終学年時の所属クラス
7. 独自の会員管理番号
8. その他、役員会にて決定・承認された項目

(4) 収集方法・手段等

1. 会員の個人情報の収集にあたっては、原則として、封書・ハガキ等郵送物、ファックスまたはインターネットメールにより行う。
2. 口頭・電話による情報の収集は、原則として行わない。ただし、既に封書・ハガキまたはインターネットメールで収集された情報等の内容を確認する必要がある場合は、この限りでない。
3. 会員本人の申し出により、止むを得ず、口頭または電話で情報を伝達された場合は、速やかに文書にし、事務局長またはその代理者の確認のうえ、正規の情報として扱う。

(5) 情報の管理について

本会役員会は、本会が保有する会員の個人情報に関して、できるかぎり正確・最新であるよう努める。
厳重に管理するため、会長を情報管理最高責任者とし、その下に情報管理責任者1名を置く。

(6) 情報の開示・訂正・利用停止・消去について

本会役員会は、会員に関する個人情報について、会員自身がその開示・訂正・利用停止・消去等を求めた場合、速やかに対応する。